Template Notulen Rapat Koordinasi Proyek (Minutes of Meeting - MOM)

Ringkasan Dokumen & Tujuan Penggunaan

Format Notulen Rapat (Minutes of Meeting / MOM) resmi ini digunakan untuk mencatat seluruh pembahasan, klarifikasi teknis, keputusan bersama, dan pembagian penugasan aksi dalam rapat koordinasi mingguan, rapat teknis khusus, maupun rapat darurat site proyek konstruksi.

Cakupan & Parameter Teknis dalam Dokumen

• Data Header Rapat Resmi: Judul topik rapat, nomor rapat, hari/tanggal, waktu mulai dan selesai, tempat pelaksanaan (Site Office / Virtual Meeting), serta nama notulis rapat.
• Daftar Hadir Pemangku Kepentingan (Attendance List): Tabel pencatatan nama peserta, jabatan, instansi perusahaan yang diwakili, alamat email, dan tanda tangan kehadiran.
• Tinjauan Isu Rapat Sebelumnya (Matriks Action Items): Evaluasi status penyelesaian tugas dari notulen minggu lalu (Status: Open, Ongoing, Closed).
• Poin Diskusi Isu Baru & Keputusan: Uraian pokok perdebatan teknis dan ringkasan kesepakatan final yang disetujui seluruh pihak di ruang rapat.
• Matriks Tindak Lanjut (Action Plan Matrix): Tabel ketat yang merinci: Nomor Butir, Tindakan yang Harus Dilakukan (Action Required), Penanggung Jawab Tunggal (Action By), dan Batas Waktu Penyelesaian (Target Due Date).

Standar Rujukan & Rekomendasi Industri

Mengacu pada standar tata kelola komunikasi proyek PMBOK Knowledge Area: Project Communications Management dan etika korespondensi kontrak konstruksi.

Petunjuk Penggunaan Dokumen

1. Notulis wajib mendistribusikan draf MOM maksimal dalam tempo 24 jam pasca rapat kepada seluruh peserta rapat untuk memperoleh koreksi atau paraf persetujuan.
2. Poin kesepakatan dalam MOM yang sah memiliki kekuatan hukum kontraktual operasional yang mengikat para pihak di lapangan.